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Mit maxOffice DSGVO-ready!

Mit maxpool können Makler ihre Geschäftsvorfälle schnell, einfach und datenschutzkonform
bearbeiten.

Mittlerweile ist die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) umgesetzt und der Alltag zurück. Eine Fragestellung, die maxpool regelmäßig erreicht, dreht sich um den technischen Versand personenbezogener Daten zum Beispiel in Anträgen, Schadensmeldungen oder Nachbearbeitungen. Konkret werden Informationen zum verschlüsselten E-Mail-Versand angefordert. maxpool bietet hier die einfachste und transparenteste Möglichkeit zum Versand personenbezogener Daten, denn Makler können sämtliche Geschäftsvorfälle und ihre gesamte Kommunikation mit maxpool über das HTTPS-verschlüsselte
maxOffice umsetzen. Neben der einfachen Handhabung und der datenschutzkonformen Bearbeitung ist Transparenz ein wesentlicher Vorteil gegenüber einer Zusammenarbeit per E-Mail.

So ist sichergestellt, dass sämtliche Geschäftsvorgänge im richtigen Team ankommen und zeitnah bearbeitet werden; Makler können die jeweiligen Bearbeitungsstände verfolgen und wissen auf diese Weise genau, dass ihr persönliches Anliegen bearbeitet wird. Diese Transparenz bei der Bearbeitung von Anträgen, Nachbearbeitungen, Bestandsübertragungen und Schäden ist in Verbindung mit der Einhaltung der neuen Datenschutzrichtlinien ein großer Mehrwert für Makler.

Angebote
maxpool stellt Maklern, die den Angebotsservice der Fachabteilungen nutzen, Angebote stets in ihrem persönlichen maxOffice-Account zur Verfügung. Dort finden sie sämtliche Angebote in der Rubrik „Offene Angebote“. Die Angebotsdaten können Makler anschließend in einen Antrag überführen oder dokumentieren, dass sie für den Kunden ein Angebot zu einem Risiko erstellt haben und warum ein Abschluss nicht zustande gekommen ist.

Antragsübermittlung
Über das maxOffice können Makler Kunden innerhalb weniger Sekunden einen neuen Antrag zuordnen und an maxpool übermitteln. Dadurch ist er dem richtigen Kunden zugeordnet, Übertragungsfehler bei der Datenerfassung werden vermieden und Makler können den weiteren Verlauf über die prämierte Vorgangsüberwachung verfolgen. Im maxOffice erfasste Angebote können problemlos in einen Antrag umgewandelt werden. maxpool empfiehlt Maklern, ausschließlich das maxOffice für die Antragserfassung zu nutzen. So ist sichergestellt, dass die Daten zu 100 Prozent sicher übermittelt werden.

Nachbearbeitungen
maxpool stellt Maklern über das maxOffice sämtliche Nachbearbeitungen zur Verfügung. In der gleichnamigen Rubrik können Makler sie mit nur wenigen Klicks bearbeiten und die Daten zur Weiterbearbeitung zur Verfügung stellen.

Bestandsübertragungen
Bestandsübertragungen können Makler wie gewohnt bei maxpool einreichen. maxpool benötigt allerdings bereits jetzt eine gesonderte Datenschutzregelung. Entweder hat der Makler maxpool inklusive Anschrift in seiner Maklervollmacht, seinem Maklervertrag oder seiner Datenschutzvereinbarung explizit erwähnt oder er verwendet die von maxpool bereitgestellte Untervollmacht beziehungsweise weitere Vertragsmuster,
die maxpool Maklern zum Download zur Verfügung stellt. Die Untervollmacht finden Makler im maxINTERN unter Service/ Bestandsübertragung.

Schadensbearbeitung
Über das maxOffice können Makler darüber hinaus zu allen Verträgen in ihrem Bestand Schäden melden. Sollte ein Versicherer weitere Daten benötigen, stellt maxpool Maklern die Anfrage des Versicherers über ihren maxOffice-Zugang zur Verfügung. Die Bearbeitung erfolgt einfach und sicher über das maxOffice.

Bestandspost
Bestandspost stellt maxpool Maklern wie gewohnt über das maxOffice zur Verfügung. Den zusätzlichen Versand per E-Mail hat maxpool mit Umsetzung der DSGVO grundsätzlich eingestellt. Maklern wird die Bestandspost in ihrem zentralen Briefkasten, der Eingangspost, angezeigt. So sind sie über Informationen
und Veränderungen immer auf dem aktuellsten Stand. Die Dokumente sind selbstverständlich am jeweiligen Objekt (Kunde beziehungsweise Vertrag) abgelegt und die Datensätze aktualisiert.

Kurzum: Mit maxpool können Makler ihren Bestand auf Autopilot schalten, denn der Maklerpool kümmert sich um die Pflege der Daten.

maxpool hat zu den beschriebenen Geschäftsvorfällen Schulungsfilme erstellt und in das maxOffice integriert. Sollten Makler darüber hinaus Fragen oder Schulungsbedarf haben, stehen die Kolleginnen und Kollegen aus der Maklerbetreuung oder dem Kooperations- Management gern zur Verfügung.

Veröffentlicht am 12.10.2018

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